Säännöt ja tietosuoja-asetus


MUHOSTEN SUKUSEURA RY.


Säännöt


Sukuseuran nimi, kotipaikka ja tarkoitus

1 Yhdistyksen nimi on Muhosten Sukuseura ry., kotipaikka Savonlinna ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.


2 Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.


3 Sukuseura toteuttaa tarkoitusperiään järjestämällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita samantapaisiaseuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia, keräämällä ja arkistoimalla sukuakoskevaa tietoutta, selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämäänsuvun vaiheita ja saattamallatutkimustyön tulokset jäsenten tietoon sekäharjoittamalla sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa.


Sukuseuran jäsenet


4 Sukuseuran jäseniksi voi liittyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta kuuluu sukuun tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt jajoka hyväksyy sukuseuran tarkoituksen ja säännöt.

Jäsenet hyväksyy hakemuksesta sukuseuranhallitus.

5 Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, onilmoitettava siitä kirjallisesti seuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalletai seuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

6 Sukuseuran varsinaisen jäsenen tulee suorittaavarsinaisen sukukokouksen kulloinkin vahvistama jäsenmaksu. Seuran hallitus voimyöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.

7
Seuran jäsenten alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, joilta ei peritä jäsenmaksua ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa. Täytettyään 18 vuotta he voivat hakea
varsinaista jäsenyyttä siten kuin säännöissä on määritelty.

8 Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsuaseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seurantoiminnassa. Kunniajäseneltä ei peritä jäsenmaksua.

9 Sukuseuran jäsenistä hallituksen tulee pitää jäsenluetteloa.


Sukuseuran hallitus

10 Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa. Hallitukseen kuuluu vähintään kuusi ja enintään kymmenen jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on varsinaisten
sukukokousten välinen aika.

Hallitus valitsee joka toinen vuosi toimikaudekseen keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, rahastonhoitajan sekä muut mahdolliset toimihenkilöt. Hallituksen puheenjohtajaa kutsutaan myös sukuseuran
esimieheksi ja varapuheenjohtajaa myös sukuseuran varaesimieheksi.

Hallitus on päätösvaltainen, kun sukuseuran esimies tai varaesimies sekä vähintään puolet muista jäsenistä on saapuvilla.Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.


Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänenestyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallituksen kokouksista on pidettäväpöytäkirjaa.

11 Hallitus voi keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä asettaa avukseen alaisuudessaan toimivia valiokuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.


12 Sukuseuran nimen kirjoittavat sukuseuranesimies ja varaesimies yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa taikka sihteeri ja rahastonhoitaja yhdessä tai kaksi

yhdessä ne muut henkilöt, jotka hallitus siihen määrää.


13 Sukuseura voi toimintansa tukemista varten
ottaa vastaan testamentattua tahi lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja
sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Seura voi
myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.



Sukuseuran tilit

14 Sukuseuran tilit päätetään kalenterivuosittain. Ne on annettava toiminnantarkastajalle tarkastettavaksi viimeistään seuraavan helmikuun kuluessa. Toiminnantarkastajan lausunto tilien
ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään seuraavan maaliskuun aikana.



Sukuseuran
kokoukset


15 Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään

joka toinen vuosi hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä
aikana huhti-syyskuun kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään
neljä viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on annettu tiedoksi jäsenille heidän jäsenluetteloon merkityillä osoitteillaan lähetetyllä kirjeellä tai sähköpostilla. Hallitus kutsuu seuran jäsenet ylimääräiseen sukukokoukseen vastaavasti kirjeellä tai sähköpostilla vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.


Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen välineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.


16 Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja
sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Kokouksessa todetaan sen laillisuus. Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:

1 hyväksytään toimintakertomus kahdelta edelliseltä toimintavuodelta

2 esitetään toiminnantarkastuskertomukset kahdelta edelliseltä vuodelta, hyväksytään kahden edellisen vuodet tilit ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille

3 vahvistetaan hallituksen laatima alkaneen vuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio

4 päätetään hallituksen jäsenmäärä ja valitaan hallituksen jäsenet

5 valitaan yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja tarkastamaan alkaneen ja sitä seuraavan kalenterivuoden tilejä ja seuran hallintoa

6 päätetään alkaneena ja sitä seuraavana vuonna kannettavan jäsenmaksun suuruus, sekä

7 päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista.


17 Sukukokouksessa on jokaisella sukuseuran läsnä olevalla varsinaisella jäsenellä, joka on suorittanut maksettavaksi erääntyneet jäsenmaksunsa, sekä ainais- ja kunniajäsenellä yhtäläinen äänioikeus. Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmatäänet on annettu, ellei näissä säännöissä edellytetä määräenemmistöä. Jos äänet menevät tasan, voittaa se mielipide, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa vaaleissa tasan määrätään tulos arvalla.


Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen


18 Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjenmuuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.


19 Jos sukuseura purkautuu, purkautumisestapäättävässä sukukokouksessa on päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä seuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla.

20 Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia säännöksiä.







TIETOSUOJA-ASETUS

Muhosten sukuseura ry

Henkilörekisterilain
(523/1999) 10§:n ja 24§:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, (GDPR,
679/2016) 12, 13 ja 14 artiklojen mukainen yhdistetty rekisteriseloste



1. Rekisterinnimi


Muhosten sukuseura ry:n jäsenrekisteri


2. Rekisterinpitäjä

Muhosten sukuseura ry, rekisterinumero 178.223

Sykäräisentie 1269, 69340 PURONTAKA

Puheenjohtaja
Marja Hylkilä, 050 582 7853, marjahy@toholampi.fi


3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa


OsmoMuhonen
Osoite:Matintie 9, 56100 Ruokolahti
Puhelin:0400 760 938
sähköposti:osmo.muhonen@pp.inet.fi


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenyyssuhteen
hoitaminen, lähinnä kirjeitse tai sähköpostitse tapahtuvan jäsentiedotteiden ja
kokouskutsujen postitus.


5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteri sisältää seuraavia tietoja:


Henkilön etu- ja sukunimi
syntymäaika, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero


6. Tietojen säilytysaika


Rekisteri tuhotaan sukuseuran mahdollisesti purkautuessa tai ao. henkilöä koskevat tiedot poistetaan, mikäli jäsen eroaa sukuseurasta.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Kerätään jäseneksi liittymisen yhteydessä jäsenen suostumuksella.

8. Tietojen luovutus ja siirto


Jäsenrekisterintietoja ei luovuteta eteenpäin ulkopuolisille, vaan ne jäävät ainoastaan

rekisterinpitäjälle. Henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei
lainsäädäntö, avoimet laskut tai mahdolliset perintätoimet estä tietojen
poistamista.


9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle


10. Rekisterin suojaus ja tietoturva

Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisteri tietokantoineen sekä niiden varmuuskopiot
sijaitsevat lukituissa tiloissa rekisterinpitäjän .hallitsemissa ja salasanasuojatuissa
palveluissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Jos ATK:lletallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään niinikään lukitussa tilassa ja vain rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus.



11. Jäsenen tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeudet


Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa häntä itseään koskevat tiedot.

Tarkastusoikeus on maksuton. Riittävän yksilöity tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle joko kirjeitse tai sähköpostilla.


Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai pyytää poistamaan

rekisteristä tarpeeton tieto ottamalla yhteys rekisterinpitäjään. Pyyntö tehdään kirjallisena tai lähettämällä pyyntö rekisterinpitäjän yhteyshenkilön sähköpostiin.


Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 §:n mukaan oikeus kieltää häntä koskevien tietojen

käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.


Jos rekisteröity huomaa, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastainen,

rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.


12. Selosteen muuttaminen

Sukuseuranhallitus seuraa säännöllisesti tietosuojan ja –turvan toteutumista ja ryhtyy toimenpiteisiin tämän selosteen muuttamiseksi , mikäli toiminta kehittyy ja lainsäädäntö

muuttuu.