Säännöt ja tietosuoja-asetus

MUHOSTEN SUKUSEURA RY.

Säännöt

Sukuseuran nimi, kotipaikka ja tarkoitus

1 Yhdistyksen nimi on Muhosten Sukuseura ry., kotipaikka Savonlinna ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.

2 Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.

3 Sukuseura toteuttaa tarkoitusperiään järjestämällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita samantapaisia seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia, keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta, selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita ja
saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon sekä harjoittamalla sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa.

Sukuseuran jäsenet

4 Sukuseuran jäseniksi voi liittyä jokainen18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta kuuluu sukuun tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt jajoka hyväksyy sukuseuran tarkoituk- sen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta sukuseuran hallitus.

5 Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, on ilmoitettava siitä kirjallisesti seuran hallitukselle tai puheenjohtajalle tai seuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

6 Sukuseuran varsinaisen jäsenen tulee suorittaa varsinaisen sukukokouksen kulloinkin vahvistama jäsenmaksu. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.

7 Seuran jäsenten alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, joilta ei peritä

jäsenmaksua ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa. Täytettyään 18 vuotta he voivat hakea varsinaista jäsenyyttä siten kuin säännöissä on määritelty.

8 Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsua seuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäseneltä ei peritä jäsenmaksua.

9 Sukuseuran jäsenistä hallituksen tulee pitää jäsenluetteloa.

Sukuseuran
hallitus

10 Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa. Hallitukseen kuuluu vähintään kuusi ja enintään kymmenen jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on varsinaisten sukukokousten välinen aika.

Hallitus valitsee joka toinen vuosi toimikaudekseen keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, rahastonhoitajan sekä muut mahdolliset toimihenkilöt. Hallituksen puheenjohtajaa kutsutaan myös sukuseuran esimieheksi ja varapuheenjohtajaa myös sukuseuran varaesimieheksi.

Hallitus on päätösvaltainen, kun sukuseuran esimies tai varaesimies sekä vähintään puolet muista jäsenistä on saapuvilla. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallituksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa.

11 Hallitus voi keskuudestaan tai muista
sukuseuran jäsenistä asettaa avukseen alaisuudessaan toimivia valiokuntia
erityisten tehtävien hoitamista varten.

12 Sukuseuran nimen kirjoittavat sukuseuran
esimies ja varaesimies yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai
rahastonhoitajan kanssa taikka sihteeri ja rahastonhoitaja yhdessä tai kaksi
yhdessä ne muut henkilöt, jotka hallitus siihen määrää.

13 Sukuseura voi toimintansa tukemista varten
ottaa vastaan testamentattua tahi lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja
sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Seura voi
myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

Sukuseuran tilit

14 Sukuseuran tilit päätetään kalenterivuosittain.
Ne on annettava toiminnantarkastajalle tarkastettavaksi viimeistään seuraavan
helmikuun kuluessa. Toiminnantarkastajan lausunto tilien ja seuran hallinnon
tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään seuraavan maaliskuun aikana.

Sukuseuran kokoukset

15 Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään joka toinen vuosi hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä aikana huhti-syyskuun kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on annettu tiedoksi
jäsenille heidän jäsenluetteloon merkityillä osoitteillaan lähetetyllä kirjeellä tai sähköpostilla. Hallitus kutsuu seuran jäsenet ylimääräiseen sukukokoukseen vastaavasti kirjeellä tai sähköpostilla vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen välineen avulla kokouksen aikana tai
ennen kokousta.

16 Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Kokouksessa todetaan sen laillisuus. Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:

1 hyväksytään toimintakertomus kahdelta edelliseltä toimintavuodelta

2 esitetään toiminnantarkastuskertomukset kahdelta edelliseltä vuodelta, hyväksytään kahden edellisen vuodet tilit ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille

3 vahvistetaan hallituksen laatima alkaneen vuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio.

4 päätetään hallituksen jäsenmäärä ja valitaan hallituksen jäsenet

5 valitaan yksi toiminnantarkastaja ja yksi
varatoiminnantarkastaja tarkastamaan alkaneen ja sitä seuraavan kalenterivuoden
tilejä ja seuran hallintoa

6 päätetään alkaneena ja sitä seuraavana
vuonna kannettavan jäsenmaksun suuruus, sekä

7 päätetään muista kokouskutsussa mainituista
asioista

17 Sukukokouksessa on jokaisella sukuseuran läsnä olevalla varsinaisella jäsenellä, joka on suorittanut maksettavaksi erääntyneet jäsenmaksunsa, sekä ainais- ja kunniajäsenellä yhtäläinen
äänioikeus. Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu, ellei näissä säännöissä edellytetä määräenemmistöä. Jos äänet menevät tasan, voittaa se mielipide, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa vaaleissa tasan määrätään tulos arvalla.

Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen

18 Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

19 Jos sukuseura purkautuu, purkautumisesta
päättävässä sukukokouksessa on päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä
seuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla.

20 Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia säännöksiä.

	TIETOSUOJA-ASETUS Muhosten sukuseura ry Henkilörekisterilain (523/1999) 10§:n ja 24§:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, (GDPR, 679/2016) 12, 13 ja 14 artiklojen mukainen yhdistetty rekisteriseloste 1. Rekisterinnimi Muhosten sukuseura ry:n jäsenrekisteri 2. Rekisterinpitäjä Muhosten sukuseura ry, rekisterinumero 178.223 Sykäräisentie 1269, 69340 PURONTAKA Puheenjohtaja Marja Hylkilä, 050 582 7853, marjahy@toholampi.fi 3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Osmo Muhonen Osoite:Matintie 9, 56100 Ruokolahti Puhelin:0400 760 938 sähköposti:osmo.muhonen@pp.inet.fi 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Jäsenyyssuhteen hoitaminen, lähinnä kirjeitse tai sähköpostitse tapahtuvan jäsentiedotteiden ja kokouskutsujen postitus. 5. Rekisterin tietosisältö Jäsenrekisteri sisältää seuraavia tietoja: Henkilön etu- ja sukunimi syntymäaika, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero 6. Tietojen säilytysaika Rekisteri tuhotaan sukuseuran mahdollisesti purkautuessa tai ao. henkilöä koskevat tiedot poistetaan, mikäli jäsen eroaa sukuseurasta. 7. Säännönmukaiset tietolähteet Kerätään jäseneksi liittymisen yhteydessä jäsenen suostumuksella. 8. Tietojen luovutus ja siirto Jäsenrekisterintietoja ei luovuteta eteenpäin ulkopuolisille, vaan ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai mahdolliset perintätoimet estä tietojen poistamista. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n talousalueen ulkopuolelle 10. Rekisterin suojaus ja tietoturva Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisteri tietokantoineen sekä niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa rekisterinpitäjän .hallitsemissa ja salasanasuojatuissa palveluissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Jos ATK:lletallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään niinikään lukitussa tilassa ja vain rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus. 11. Jäsenen tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeudet Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa häntä itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton. Riittävän yksilöity tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle joko kirjeitse tai sähköpostilla. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai pyytää poistamaan rekisteristä tarpeeton tieto ottamalla yhteys rekisterinpitäjään. Pyyntö tehdään kirjallisena tai lähettämällä pyyntö rekisterinpitäjän yhteyshenkilön sähköpostiin. Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 §:n mukaan oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Jos rekisteröity huomaa, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastainen, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle. 12. Selosteen muuttaminen Sukuseuranhallitus seuraa säännöllisesti tietosuojan ja –turvan toteutumista ja ryhtyy toimenpiteisiin tämän selosteen muuttamiseksi , mikäli toiminta kehittyy ja lainsäädäntö muuttuu.